Les missions principales du service :
Le chargé des services généraux ou office manager occupe un poste où la polyvalence prime afin d’assurer un support logistique à l’entreprise. Rattaché à la direction générale, il encadre toutes les équipes structurelles de celle-ci, de la maintenance à l’entretien en passant par l’acquisition de terrains et travaille autant avec les départements internes que les fournisseurs ou clients externes.
Les missions sont transverses avec une capacité de constituer et superviser une équipe, d’anticiper les activités de maintenance et de sélectionner les intervenants extérieurs nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise selon un budget.
Vos missions :
- gestion de la logistique organisationnelle (accueil, flux de personnel, gestion du parc automobile, gestion contrat PAG), sous la responsabilité du Responsable de site.
- mise en œuvre et le contrôle du respect des procédures et normes de sécurité ;
- gestion général des installations (maintenance, utilisation des espaces, propreté, sécurité, fonctionnalité)
- gestion des achats généraux : de fournitures, matériels, meubles ou bureautique ;
- administration du courrier, des services téléphoniques, du tri et classement des archives ;
- pilotage et l’optimisation de la politique de gestion des services généraux ;
- gestion financière de la logistique et des services généraux ;
- supervision de la flotte de véhicule
Interface avec les systèmes de sécurité
Vos activités :
- Appliquer les réglementations : conseiller la direction sur les actions préventives, faire appliquer la législation en matière d'hygiène, de sécurité et d'environnement site
- Conduire les projets techniques d'aménagement : élaboration et conduite des appels d'offres, négociations, contractualisation et pilotage de prestations.
- Gérer et suivi de la base documentaire (plans, contrats, baux...)
- Contrôler des factures des services généraux (loyers, contrats, devis)
- Gérer et suivre les contrôles obligatoires ERP (incendie, baes, électricité, fermetures...)
- Gérer des levées de réserves et des contrôle obligatoires
- Mettre à jour du fichier financier
- Elaborer le budget pour les postes de dépenses concernés
Votre profil :
- maitrise des aspects administratifs et outils bureautiques liés aux services généraux
- connaissance technique
- type BAC +3 domaine de la maintenance et gestion de site
- maîtrise des chiffres et des connaissances en gestion
- soucieux(se) de la qualité de service
- très organisé(e)
- excellent relationnel qui s'appuie sur vos qualités d'écoute et de dialogue
- le sens de la négociation et êtes fort de résolution de problèmes
- travailler en transverse avec les autres services de l'entreprise, du groupe, les clients internes et les prestataires externes
- l'anglais est un plus